Consejos para organizar un Evento especial

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Consejos para organizar un Evento especial

ideas geniales para organizar un evento

Todos sabemos lo complicado que es organizar un evento o celebración, sea un cumpleaños, una despedida de soltero, una comunión o cualquier otro evento para familiares o amigos en el que nos veamos enfrascados en la ardua tarea de montar.

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6 ideas top para organizar un evento

Así que aquí van unos cuantos consejos que os ayudarán a que vuestro evento sea memorable, divertido y estupendo en general.

1º – Innova

Piensa de forma diferente. Habrás asistido a miles de celebraciones y te habrás percatado de que todas son más o menos parecidas, y seguro que en algún momento habrás llegado a pensar: “Qué bien nos hubiera venido esto…” o “Ahora sería genial que pudiéramos hacer esto…” ¡Pues es la hora de llevarlo a cabo! No tengas miedo a atreverte con cosas nuevas aunque no estés seguro de cómo vayan a salir. Planifica juegos, situaciones, ubicaciones distintas de las habituales. Simplemente por ser algo que se sale de lo establecido, los asistentes lo agradecerán.

2º- Involucra a los participantes en la planificación

Pregunta, interésate por sus gustos. Obviamente, en cualquier evento familiar (comunión, cumpleaños, despedida…) se trata de agasajar normalmente a una sola persona, pero los demás también han de pasarlo bien. Si se van a juntar personas que no se conocen entre sí, considera la posibilidad de organizar juegos o dinámicas para integrarlos a todos y que no se hayan de formar “grupitos” con los amigos de siempre. Conocer gente nueva es siempre divertido. Además, sólo preguntando a los interesados podrás enterarte de, en el caso de que también hayas preparado comida, alergias y necesidades alimentarias especiales que también tendrás que cubrir para que no haya gente que se pase mirando la mesa de la comida con carita de perrito abandonado.

Además, puedes usar la mejor herramienta disponible a tu alcance: internet. Mediante aplicaciones y redes sociales podrás enviar invitaciones y recibir las confirmaciones, crear una lista de reproducción con música acorde a los gustos de todo el mundo o incluso crear juegos e incluir atracciones que sean un éxito para todo.

También pueden ayudarte con las elecciones más tontas pero que nos acaban quitando un tiempo que podríamos emplear en cosas más importantes. Se acabaron los ¿Qué colores de servilleta pongo? ¿Qué hinchable escojo? ¿Grupo de música o Discomóvil? ¿Y después de la fiesta discoteca o pub? Una encuesta abierta nos solventará esas difíciles decisiones contentando así a la mayoría de asistentes.

Aprovecha las redes sociales para dar la mayor cobertura a tu evento con vídeos, fotos y posts que enseñar a los que no pudieron o no quisieron asistir para demostrarles lo que se han perdido.

3º – Adapta el evento a los asistentes

Si van a asistir muchos niños, tendrás que organizar juegos y atracciones para ellos, aunque sin descuidar a los mayores. Si es una despedida mixta (y no acuden los niños de antes), a la tan manida ‘stripper’ le deberá acompañar un imponente ‘boy’… Todos han de pasárselo bien.

4º – No te eches flores

Que toda tu conversación a lo largo de la fiesta sea: “¿Habéis visto qué pedazo de evento he montado?”, “¿Os gusta eso? ¡No veáis lo que me costó conseguirlo! ¡Tuve que recorrerme toda la ciudad!”, “Al principio me quería cobrar tanto, pero lo saqué por mucho menos”, es muy cansino.

Si la fiesta es un éxito, los asistentes te lo harán saber. Y aunque lo hagan, esperan de ti humildad y que, si has seguido el paso anterior de involucrarlos en la preparación, que también se lo agradezcas.

5º – No racanees

No vayas demasiado lejos con la máxima de “hacer más con menos”. Si el presupuesto no lo permite, no pretendas abarcarlo todo y tener que reducir la cantidad, las horas o la calidad de los servicios contratados y los ingredientes. Es preferible tener cuatro cosas bien montadas a cuarenta mal montadas.

6º – Contrata profesionales

No dependas únicamente de voluntarios para tu evento. Suelen estar muy dispuestos a ayudar, y tienen entusiasmo y tesón, pero también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza. Solo ellos sabrán ayudarte de verdad en ciertos casos, porque seguramente, en su amplia experiencia, ya lo habrán vivido en alguna que otra fiesta y sabrán darte una solución eficaz y sencilla que, seguro, ni a ti ni a los voluntarios (ni a los ‘cuñaos’, aunque estos siempre darán su opinión los últimos y, extrañamente, siempre coincidirán con la de los profesionales) se os hubiera ocurrido.

Recuerda que nuestros hinchables, discomóvil, equipo de animación y demás profesionales, están a vuestra disposición para ayudaros a organizar el mejor de los eventos.

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